Ort:                 Bürgerhaus Urbar, Bornstrasse 1, 56182 Urbar

Datum:           15. Februar 2025

Uhrzeit:          14.00 Uhr bis 15.30 Uhr                                                                                  

Teilnehmer:   Peter Stubbe (1. Vorsitzender), Elisabeth Fuchs (Ressortleiterin Finanzen), Iris Hardt (Ressortleiterin Sport) und Übungsleiter*innen laut Anwesenheitsliste

Protokoll:       Iris Hardt

Peter Stubbe eröffnet als 1. Vorsitzender des TV Urbar das Treffen der Übungsleter*innen. Für das Treffen gibt es keine Tagesordnung. Es soll sich über alle aktuellen Themen ausgetauscht werden.                     

Allgemeine Punkte werden angesprochen:

• Zum wiederholten Male wird das Thema angesprochen, dass die Türen während des Trainingsbetriebes mit Schuhen oder Gegenständen offengehalten werden. Dies kann zur Folge haben, dass sich Unbefugte in den Räumlichkeiten aufhalten. Unsere Musikbox ist seit Mitte Januar nicht mehr auffindbar und wir gehen mittlerweile von einem Diebstahl aus. Die Gemeinde beschwert zum wiederholten Male beim Vorstand. Die Bühne muss dem Verein nicht zur Verfügung gestellt werden. Deshalb nochmal der Appell an alle Übungsleiter*innen: Während des Trainings alle Türen schließen.
• Durch die Übungsleiter*innen wird das Thema des ständigen Klingelns während der Trainingsstunden angesprochen. Besonders der Donnerstag stellt sich als kritischer Tag heraus. Vorschlag: Alle Teilnehmer*innen sammeln sich draußen und warten auf den Übungsleiter*in, der/die dann die Türen zur Halle oder Bühne öffnen kann.
• Es wird darauf hingewiesen. Wer in der Halle trainiert; Umkleiden oben werden genutzt und Eingang zur Halle. Wer auf der Bühne trainiert, Umkleide unten und Eingang Bühne.
• Stunden gehen nahtlos ineinander über, so dass man ca. 5 Minuten vor dem Ende sein Training beenden muss, um Materialien wegzuräumen. Türe des Materialraums soll immer geschlossen sein.
• Bei defektem Material bitte immer Info an den Vorstand. Uns ist bewusst, dass auch die Grundschule die Materialien nutzt, deshalb findet hier mit der Grundschule Ende Februar ein Gespräch statt.
• Bessere Absprachen zwischen den Übungsleiter*innen, so dass Probleme sofort angesprochen und beseitigt werden können.
• Die Sauberkeit in der Halle wird angesprochen. Es liegen immer wieder Kronkorken herum und zuletzt wurde zerbrochenes Glas gefunden. Dies stellt eine Gefahr für die Teilnehmer*innen und auch für die Kinder dar. Es kann auch nach einer Stunde mal was getrunken werden aber bitte: Halle oder Bühne säubern und nichts hinterlassen.
• Kühlschrank bitte nicht zum Kühlen von Bier benutzen. Es sind Flaschen geplatzt und der Kühlschrank musste gereinigt werden von anderen Gruppen.
• Der Notausgang im großen Saal wurde von unseren Teilnehmern benutzt. Das hatte zur Folge, dass der Alarm eine Stunde an war, sich Anwohner beschwert haben und eine Firma musste kommen, um den Alarm abzuschalten. Die Gemeinde wird dem TV Urbar die Kosten hierfür in Rechnung stellen.

Das Thema Kommunikation wird angesprochen.

• Bitte Infos an Mitglieder weitergeben. Rückmeldungen an den Vorstand, wenn notwendig. Als Beispiel wird hier der Karnevalsumzug genannt, wo bisher kaum Antworten eingegangen sind.
• Aus der Gruppe kommt der Vorschlag, eine WhatsApp Gruppe für schnelles Antworten einzurichten.
• Weiterer Vorschlag: Für Termine, Einladungen usw. auch Mails an die Mitglieder.
• Hier wird darauf verwiesen, dass beim Ausfüllen der Mitgliedsanträge auf Vollständigkeit bzgl. der Sportart, Mailadresse usw. geachtet werden soll.
• Bitte rechtzeitige Kommunikation bei Vertretungsstunden, so dass der Zugang zur Halle oder Bühne freigeschaltet werden kann (1 Tag vorher).
• der Stundenabrechnungen wird darauf verwiesen, dass nur Stunden abgerechnet werden können, die auch wirklich gehalten wurden. Der Vorstand wird hierauf achten, da es in der Vergangenheit vorgekommen ist, dass auch nicht gehaltene Stunden abgerechnet wurden.
• Mehr Eigenwerbung von den einzelnen Gruppen in der Zeitung, auf der Homepage etc.

Das Thema Bau des Vereinsheim wird angesprochen.

• Es ist eine Position mit Eigenleistungen vorgesehen. Wer sich hier einbringen kann oder Kontakte hat, bitte beim Vorstand melden.
• Wir hoffen in diesem Jahr in die Förderung der Verbandsgemeinde zu fallen. Der Ausschuss hierfür tagt Anfang September.
• Wer hier Kontakte für ein Sponsoring hat oder auch für Veranstaltungen bitte Info an den Vorstand.

Zum Schluss spricht der Vorstand an, dass er auch nicht ewig im Amt bleiben wird, wer Interesse an einer Vereinsführung oder einer Aufgabe im Vorstand hat, bitte Info an den Vorstand.

Peter Stubbe bedankt sich im Namen des Vorstand für das heutige Treffen und die gute Zusammenarbeit.